Os documentos pré-selecionados foram reproduzidos por meio de fotografias, em cores, na resolução de 300 dpi e no formato RAW, conforme definido pela Nobrade/Conarq e disponibilizados em formato JPEG.
Para realização deste trabalho, desenvolvido pela equipe Claraboia Imagens, foi utilizada a câmera modelo Canon 5D Mark III com lente Canon 50mm f/2.5 Macro e para garantir a fidelidade de texturas, nitidez e cores, os mapas foram iluminados com flash e configurados com auxílio do fotômetro e do colorchecker. Uma vez que era desejável que os documentos não fossem deslocados do Arquivo Geral Municipal, foi preciso criar um mecanismo de suporte horizontal com roldanas que foi instalado dentro das dependências da instituição que preservar as diferentes escalas e suportes, que ora se encontravam em boas condições de conservação, mas, em outras inúmeras vezes, não. Importante registrar que a opção pela fotografia se deu ainda na etapa de planejamento, motivado pelas dimensões médias do acervo, fragilidade, raridade, falta de equipamento de digitalização (na Grande Vitória) que atendesse aos parâmetros mínimos das Normas e não provocasse danos ao material, o que levou a descartar a escanerização como opção de trabalho.
Acima de tudo, a preocupação era com os documentos em si (verdadeiras obras de arte pela sua historicidade e excepcional singularidade) e com o conteúdo que seria apresentado na plataforma digital devendo o mesmo ser fac-símile ao original. Portanto, não foram realizadas quaisquer alterações digitais, tão pouco restaurações ou interpretações. A única intervenção se deu com o preparo da documentação tal como extração de objetos metálicos, planificação ou estabilização do suporte.
A codificação e os metadados seguiram as Normas Brasileiras pertinentes à área da Arquivologia e, conforme o plano de trabalho aprovado em edital, também está previsto o armazenamento digital de dados. Quanto à etapa de indexação, no contexto do processo de gestão documental arquivística foram definidos os elementos formais e conteúdo para descrição de cada unidade identificada criando-se um plano de classificação. Já a codificação foi feita de acordo com a Nobrade que “[…] estabelece diretivas para a descrição no Brasil de documentos arquivísticos, compatíveis com as normas internacionais em vigor […]”, chegando até o nível de descrição do item documental (nível 5). O código de referência, composto de três partes principais, como prevê a Norma, foi desenvolvido pelo consultor em Arquivologia compreendendo as duas primeiras partes informações acerca do código do país e da entidade custodiadora. Assim, os documentos fotografados e indexados terão sempre como iniciais as siglas BR ESAGMV, referentes ao Brasil e ao código Conarq do Arquivo Geral Municipal (Espírito Santo). Em seguida vem em destaque o fundo arquivístico, qual seja, Atlas urbanístico de Vitória, codificado como AUVIX e em número serial sequencial cada um dos conjuntos documentais indo do mais antigo (001) ao mais recente (007).
Dentre os 28 elementos de descrição disponíveis, os sete obrigatórios – código de referência; título; data(s); nível de descrição; – dimensão e suporte; nome(s) do(s) produtor(es); condições de acesso (somente para descrições em níveis 0 e 1) – foram considerados na elaboração de metadados que no produto final do website contribuem diretamente na possibilidade de indexação e, por sua vez, de busca.
Esta iniciativa inserirá Vitória no universo daquelas cidades que possuem seus acervos urbanísticos digitalizados, conservados e publicizados online (como São Paulo, Belo Horizonte, Salvador, além de exemplos internacionais vindos de Portugal e Espanha), saindo do local para atingir o global sem deixar de continuar sendo local.